Kako smo automatizirali posao od 50.000 €/mjesečno i uštedjeli im 280 sati/mjesečno

Ukratko

PrepMe je bio zatrpan ručnom obradom narudžbi: tablice, CSV datoteke i generiranje dokumenata koji su trošili 300+ sati mjesečno. Izgradili smo prilagođenu platformu za automatizaciju koristeći Astro, React i Node.js koja je automatizirala cijeli njihov tijek rada. Rezultat: 80% manje vremena, 280.000 $ godišnje uštede i poslovanje koje se skalira bez dodavanja osoblja.

Misija

PrepMe je trebao alat za automatizaciju koji bi uštedio 4 sata ručnog rada dnevno. Njihov proces uključivao je raščlanjivanje velikih Excel datoteka, kombiniranje pretplata s novim narudžbama, izradu tablica za pregled i generiranje prilagođenih formata dostave, sve ručno.

Izazovi koje smo riješili

Izazov 1: Raščlanjivanje velikih Excel datoteka

PrepMe je primao velike Excel datoteke (često 10.000+ redaka) s podacima o narudžbama, informacijama o pretplatama i detaljima o kupcima. Ručno raščlanjivanje bilo je podložno pogreškama i trošilo 2 do 3 sata dnevno.

Izgradili smo automatizirani sustav za raščlanjivanje Excela koristeći Node.js:

• Automatiziranu obradu datoteka koja otkriva i uvozi nove Excel datoteke
• Izvlačenje podataka koje raščlanjuje složene Excel strukture s više listova
• Obradu grešaka koja prepoznaje i označava nedosljednosti podataka
• Validaciju koja osigurava kvalitetu podataka prije obrade
• Sustav bilježenja koji prati sve obrađene datoteke i greške

Automatizirani sustav raščlanjivanja smanjio je vrijeme obrade s 2 do 3 sata na 5 minuta, eliminirajući ljudsku pogrešku. Ovo je dio mogućnosti naše usluge automatizacije.

Izazov 2: Kombiniranje pretplata s novim narudžbama

PrepMe je trebao spojiti podatke o pretplatama s novim jednokratnim narudžbama, stvarajući ujedinjeni prikaz za obradu. Ručno kombiniranje bilo je vremenski zahtjevno i sklono pogreškama.

Izgradili smo inteligentni sustav za spajanje podataka:

• Usklađivanje pretplata koje automatski povezuje pretplate s korisničkim računima
• Konsolidaciju narudžbi koja kombinira jednokratne i ponavljajuće narudžbe
• Rješavanje sukoba za slučajeve kad se pretplate i narudžbe preklapaju
• Deduplikaciju koja sprječava duple unose
• Revizijski trag koji prati sva spajanja radi transparentnosti

Automatizirani sustav spajanja, izgrađen s našom ekspertizom automatizacije, eliminirao je ručno kombiniranje podataka i smanjio greške za 98%.

Izazov 3: Izrada tablice za pregled sa svim spojenim narudžbama

Nakon spajanja pretplata i narudžbi, PrepMe je trebao sveobuhvatnu tablicu za pregled koja prikazuje sve obrađene stavke, kako bi osoblje moglo provjeriti točnost prije konačne obrade.

Izgradili smo interaktivnu nadzornu ploču za pregled koristeći React:

• Prikaz podataka u stvarnom vremenu koji prikazuje sve spojene narudžbe u pretraživoj tablici
• Filtriranje i sortiranje koje osoblju pomaže brzo pronaći određene narudžbe
• Vizualne pokazatelje koji ističu potencijalne probleme ili sukobe
• Skupne akcije koje omogućuju odobravanje ili odbijanje više narudžbi
• Funkciju izvoza koja generira izvještaje za vođenje evidencije

Tablica za pregled, dio našeg pristupa razvoja SaaS-a, smanjila je vrijeme pregleda s 1 sata na 10 minuta uz poboljšanje točnosti.

Izazov 4: Raščlanjivanje u prilagođeni format za dostavu

PrepMe je trebao transformirati podatke spojenih narudžbi u specifičan format koji je zahtijevao njihov sustav dostave. Ručno formatiranje bilo je zamorno i sklono pogreškama.

Izgradili smo automatiziranu konverziju formata:

• Sustav predložaka koji definira prilagođene izlazne formate
• Transformaciju podataka koja pretvara spojene podatke u traženu strukturu
• Validaciju formata koja osigurava da izlaz zadovoljava zahtjeve sustava dostave
• Skupnu obradu koja obrađuje više narudžbi istovremeno
• Izvještavanje o greškama koje označava sve probleme konverzije

Automatizirano formatiranje, koje slijedi našu metodologiju automatizacije, eliminiralo je ručni unos podataka i osiguralo 100% usklađenost formata.

Izazov 5: Prilagođene Excel funkcionalnosti za izračune

PrepMe je trebao složene izračune (cijene, popusti, troškovi dostave, porezi) koji su se prije radili ručno u Excelu, trošeći sate i bili podložni pogreškama.

Izgradili smo motor za izračune:

• Pravila cijena koja automatiziraju izračune cijena na temelju proizvoda, količine i tipa kupca
• Primjenu popusta koja primjenjuje promotivne kodove i količinske popuste
• Izračun dostave koji određuje troškove na temelju težine, odredišta i razine usluge
• Izračun poreza koji računa poreze na temelju lokacije i tipa proizvoda
• Generiranje ukupnog iznosa koje proizvodi konačne iznose s raščlambama

Motor za izračune, izgrađen s našim mogućnostima automatizacije, eliminirao je ručne izračune i smanjio greške na nulu.

Tehnička implementacija

PrepMe-ovu platformu za automatizaciju izgradili smo koristeći:

• Frontend: Astro i React za korisničko sučelje
• Backend: Node.js za tijekove automatizacije i obradu podataka
• Obrada datoteka: prilagođene biblioteke za raščlanjivanje i generiranje Excela
• Arhitektura: modularni sustav koji omogućuje jednostavno proširenje

Ovaj pristup, koji slijedi naše metodologije automatizacije i razvoja SaaS-a, osigurava da sustav može rasti s PrepMe-ovim potrebama.

Rezultati

• 80% manje vremena ručne obrade (s 300 na 60 sati mjesečno)
• 280.000 $ godišnje uštede na troškovima rada
• Nula grešaka u obradi narudžbi (u odnosu na 5% stope grešaka prije)
• 4 sata uštede dnevno kako je izvorno traženo
• Skalabilan temelj za 10x rast bez dodavanja osoblja
• Provjereno 5 zvjezdica zadovoljstvo klijenta

Povezane usluge

Ovaj projekt kombinirao je više usluga koje nudimo:

• Usluga automatizacije - prilagođeni tijekovi rada koji uklanjaju ručni rad
• Razvoj SaaS-a - skalabilna platforma za automatizaciju